LE CLIENT ET L’ÉVÉNEMENT

Lancé en 2016 à l’initiative du Groupe Les Echos et Publicis, Viva Technology est un événement dédié à l’innovation technologique et aux startups qui se tient chaque année sur trois jours au mois de mai et au sein du Paris Expo Porte de Versailles.

L’événement permet de connecter dans une même entité de lieu et de temps les startups et les grandes entreprises, afin de faciliter les rencontres, développer des collaborations et présenter les dernières innovations.

Viva Technology s’est immédiatement imposé comme le grand rendez-vous européen dédié au numérique et à l’écosystème des startups. Aujourd’hui, il se positionne comme un événement au rayonnement international, avec des retombées dans 120 pays, 40 millions de personnes touchées grâce au digital et 511 millions de vues de ses contenus. Lors de l’édition 2018, 2 000 exposants et 1 800 startups de 95 nationalités différentes étaient présents, pour plus de 100 000 visiteurs sur les trois jours, soit une augmentation de 47% par rapport à 2017.  

LE BESOIN

Problématiques posées

• Quelle stratégie adopter pour le recrutement des capitaines et des volontaires ?
• Comment animer la communauté de volontaires en amont, pendant et après l’événement ?
• Quel encadrement mettre en place auprès de la communauté les jours d’événement ?

NOTRE INTERVENTION

KCO accompagne depuis deux ans Viva Technology dans le recrutement et l’encadrement des étudiants volontaires de l’événement.

Notre approche

• Proposer une stratégie de recrutement de capitaines, qui recruteront à leurs tours des volontaires.
• Identifier les bons interlocuteurs au sein des écoles, universités et associations étudiantes.

Nos missions (non-exhaustives)

• Prise de contact direct par téléphone avec les associations étudiantes et mise en place de présentations et d’entretiens physiques avec les étudiants identifiés comme potentiels capitaines.
• Finalisation du processus de recrutement des capitaines, relance et suivi des inscriptions.
• Animation de la communauté : mailings, points téléphoniques réguliers avec les capitaines recrutés, animation du groupe Facebook des volontaires Viva Technology.
• Création d’un kit de communication à destination des capitaines (présentation .ppt, affiche physique et numérique, kakémono, tee-shirt, flyer) et création d’un planning de missions et de fiches missions.
• Rédaction des remerciements, d’attestations de présence et de badges LinkedIn à destination des volontaires.
• Présence et encadrement sur les trois jours d’événement.

RÉSULTATS

• Recrutement de 204 volontaires étudiants dont 48 capitaines.
• 362 établissements ou associations contactés pour 127 entretiens téléphoniques.
• Organisation de 19 entretiens physiques groupés.
• Taux de présence supérieur à 90% sur les trois jours d’événement.